Datenschutz im Online-Unterricht, virtuellen-Online-Seminaren und anderen Online-Veranstaltungen

Hier finden Sie die gesonderten Datenschutzbestimmungen für Online-Unterricht, virtuelle Online-Seminare und andere Online-Infoveranstaltungen.

Datenschutzhinweise gem. Art. 13 ff. DSGVO

1.    Beschreibung der Datenverarbeitung, Zwecke und Datenarten
Zur Durchführung von Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und Online-Seminaren (nachfolgend: „Online-Meetings“) nutzen wir die Tools "Zoom", „AdobeConnect“ und TeamViewer-Meeting“.
Je nach Art und Umfang der Nutzung der genannten Tools werden verschiedene Arten von Daten erhoben bzw. verarbeitet. Hierzu gehören insbesondere
•    Angaben zu Ihrer Person (z.B. Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Profilbild)
•    Meeting-Metadaten (z.B. Datum, Uhrzeit und Dauer der Kommunikation, Name des Meetings, Teilnehmer-IP-Adresse)
•    Geräte-/Hardwaredaten (z.B. IP-Adressen, MAC-Adressen, Client-Version)
•    Text-, Audio- und Videodaten (z.B. Chatverläufe, Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen)
•    Verbindungsdaten (z.B. Rufnummern, Ländernamen, Start- und Endzeiten, IP-Adressen)

Nachfolgend möchten wir Sie näher über den Umfang der Datenverarbeitung informieren.

Erforderliche Daten und Funktionen
Als Veranstalter/Organisator eines Online-Meetings steht Ihnen ein Account zur Verfügung, mit dem Sie als „Host“ bzw. „Gastgeber“ Online-Meetings veranstalten und abhalten können. Für die Erstellung Ihres Accounts bzw. zur Planung und Durchführung eines Online-Meetings werden folgende Daten von Ihnen erhoben bzw. verarbeitet: Name, Benutzername, E-Mail oder Telefonnummer, Passwort (wenn kein Single-Sign-On verwendet wird).
Nehmen Sie als interner oder externer Teilnehmer an einem Online-Meeting teil, erhalten Sie vom Veranstalter/Organisator einen Zugangslink oder eine Meeting-Id. Bei der Anmeldung zum Online-Meeting können Sie sodann Ihren Namen, ihre Studiennummer und ggf. die Nummer Ihrer Arbeitsgruppe (nur bei Seminaren) angeben.
Bei Seminaren und Online-Unterricht werden die Start- und Endzeiten der Verbindungen für die Erstellung der Teilnahmenachweise und die Erfassung der Teilnahmezeit für Meldungen gemäß Aufstiegs-Fortbildungsförderungsgesetz benötigt.

Freiwillige Angaben und Funktionen
Weitere Angaben zu Ihrer Person können Sie machen, müssen Sie aber nicht. Zudem steht es Ihnen frei, während des Online-Meetings Chat-, Frage- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Auch Ihre Kamera und Ihr Mikrofon können Sie selbst ein-, ab- bzw. stummzuschalten.
Wenn Sie die Chat-, Frage- oder Umfragefunktionen nutzen, werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Wenn Sie Ihre Kamera oder Ihr Mikrofon einschalten, werden für die Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Bei Beginn von Online-Meetings sind Ihre Kamera und Ihr Mikrofon standardmäßig ausgeschaltet.
Beachten Sie bitte, dass sämtliche Informationen, die Sie oder andere während eines Online-Meetings hochladen, bereitstellen oder erstellen, zumindest für die Dauer des Meetings verarbeitet werden. Hierzu gehören insbesondere Chat-/ Sofortnachrichten, Dateien, Whiteboards und andere Informationen, die während der Nutzung des Dienstes geteilt werden.

Sonstige Funktionen
Sofern dies für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, können Chatinhalte protokolliert werden. Dies betrifft jedoch nur „öffentliche“ Chats und die direkt an die Hosts gerichteten Nachrichten. Inhalte privater Chats werden nicht protokolliert.
Sofern wir Online-Meetings aufzeichnen möchten, werden wir Ihnen dies im Vorfeld mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Sofern eine Aufzeichnung stattfindet, werden die Teilnehmer des Online-Meetings systemseitig sowohl per Video also auch per Audio hierüber informiert.

2.    Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung
Wenn Sie die Tools als Mitarbeiter des DAA-Technikums nutzen, erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage von § 26 Abs. 1 BDSG, sofern und soweit die Durchführung von Online-Meetings für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.
Wenn Sie als externer Teilnehmer (z.B. als Interessent oder als Lehrgangsteilnehmer) oder freier Mitarbeiter an einem Online-Meeting teilnehmen, erfolgt die Verarbeitung Ihrer Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. lit. b. DSGVO, sofern Ihre Teilnahme am Online-Meeting zur Erfüllung eines mit Ihnen geschlossenen Vertrags erforderlich ist. Entsprechendes gilt, wenn die Durchführung des Online-Meetings zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage erfolgen.
Sofern die Datenverarbeitung weder für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses noch zur Erfüllung eines mit Ihnen geschlossenen Vertrags bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht hierbei in der Aufrechterhaltung von ortsunabhängiger Kommunikation und der Pflege geschäftlicher Kontakte.
Sofern Sie bei der Nutzung der Tools darüber hinaus freiwillig Angaben zu Ihrer Person machen oder freiwillig nicht zwingend erforderliche Funktionen nutzen, erfolgt die damit einhergehende Datenverarbeitung auf Grundlage Ihrer widerrufbaren Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a, 7 DSGVO gegebenenfalls i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, davon nicht betroffen sind.

3.    Weitergabe Ihrer Daten
Wir übermitteln Ihre Daten grundsätzlich nicht an Dritte. Eine Weitergabe erfolgt nur, sofern die Daten gerade zur Weitergabe bestimmt sind, Sie vorher ausdrücklich in die Übermittlung eingewilligt haben oder wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften hierzu verpflichtet bzw. berechtigt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Folgende Dienstleiter kommen zum Einsatz:
- TeamViewer-Meeting wird uns zur Verfügung gestellt von der TeamViewer Germany GmbH;
- AdobeConnect wird uns zur Verfügung gestellt von der DAA Deutsche Angestellten Akademie GmbH
- Zoom wurde unss zur Verfügung gestellt von Zoom Video Communications, Inc.
Die erforderlichen datenschutzrechtlichen Verträge wurden geschlossen.

4.    Löschung Ihrer Daten
Wir verarbeiten Ihre Daten grundsätzlich nur solange, wie sie für die Zwecke, für die sie erhoben worden sind, erforderlich sind. Daher werden Ihre Daten nach  60 Tagen gelöscht, es sei denn die Verarbeitung bzw. Speicherung Ihrer Daten ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht. Weitere Infos zum Datenschutz, zu Ihren Rechten und eine Kontaktmöglichkeit zu unserem Datenschutzbeauftragten finden Sie unter https://www.daa-technikum.de/daa-technikum/datenschutz/